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メール対応Tips

システム運用をやっている人は、日々様々なアラートに遭遇した時に
・これ対応要不要?
・対応方法はどうするんだっけ?
・誰にエスカレーションするんだっけ?
と思うことがしばしばあると思います。
こんなの全部覚えてられないですよね。
地道ですが、これをやると劇的に変わります。
少なくとも私はこれなしには生きていけません(笑)
※Outlookでの方法です。他メーラにも同じような機能きっとあるかな。

Outlookで仕分けルールを作成し、キーワードにマッチしたものに分類項目を割り当てて対応要不要、対応方法等必要なコメントをかけるだけ書く

そうするとアラートへの初動が断然早くなります。

分類項目って結構文字数書けるんですよ。
色は緊急、対応要、インフォーメーション、対応不要で4色くらいに決めとくとよいかも
また、仕分けルールと分類項目はエクスポート/インポートできるので(分類項目はちょっとマクロ必要かも探せばやり方出てきます。そんな大変ではありません)

・メンテナーを決めてルールを随時追加してチームで同じ仕分けルールと分類を共有
・新人さんが入ってきた時に始めからOutlookに仕込んでおけば、説明や質問の手間を減らせる

Outlookさえあれば追加費用はかからないのでぜひ一度お試しを。
随時分類を追加していくと、どんどん便利に進化していきます。
もちろんアラートそのものを減らしていくというのは大事ですが。
こんなご時世ですから減らせる手間は減らしてみんなで幸せになりましょう。


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Posted by suama